取引先への年末挨拶に気の利いたビジネスメールの書き方!送るタイミングや文例、注意点なども解説

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取引先年末挨拶のアイキャッチ画像

一年の締めくくりに取引先へ年末の挨拶をするのはマナーです。

 

「ビジネスメール」を送る場合は、送るタイミングや書くときのポイントを押さえましょう。

 

また、本記事では「電話での挨拶」や「直接出向いて挨拶する」場合についても解説します。

 

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目次

取引先にメールで年末の挨拶をする場合

取引先への挨拶は本来であれば直接出向くのがよいですが、年末はどの企業も忙しいためメールで済ませる場合がほとんどです。

 

ですが、メールの送り方ひとつで相手を不快な気持ちにさせる可能性があります。

 

ここでは取引先への年末の挨拶メールの書き方を解説します。

 

メールを送るタイミングは?

年末には多くの企業が忙しくなるため、取引先にメールを送るのは早めがよいでしょう。

 

目安は年内の最終営業日の1週間~3日前です。

 

企業の多くは、12月28日を仕事納めとすることが多いため、遅くとも25日にはメールを送ります。

 

ギリギリになると読んでもらえない場合があるので注意しましょう。

 

また、仕事納めの挨拶は本来直接行うべきなので、メールには直接挨拶できないことへのお詫びをいれましょう。

 

先にメールが送られてきた場合は、すぐに返事を返す必要があります。

 

メール作成のポイント

メールで年末の挨拶を行う際は以下の要素を入れましょう。

 

 ・時候の挨拶
・今年1年の感謝
・今年の最終営業日と休業期間のお知らせ
・結びの言葉

 

件名の書き方

年末はメールのやり取りも増えるため、相手が受信するメールも増加します。

 

ですので、件名を見ただけで要件がわかるのが望ましいでしょう。

 

年末のご挨拶+会社名+名前」という形式で書くとすぐにメールの内容が分かります。

 

メールの文例

メールを書く際は以下の文例を参考にしてください。

 

 「件名:年末のご挨拶 株式会社〇〇 〇〇 太郎」

〇〇商事 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

師走の候、今年も残すところあと僅かとなりました。

本年も多大なるご協力をいただきまして、誠にありがとうございます。

今後とも、より一層尽力してまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
ますますの貴社の繁栄を心よりお祈りいたします。

以上、メールでのご挨拶となり恐縮ではございますが、どうぞ良いお年をお迎えください。

※12月〇日から1月〇日までは休業させていただきます。

株式会社○○
○○ ○○(名前:フルーム)

 

 

メールへの返信の仕方

取引先から先にメールを受け取った場合はすぐに返信しましょう。

文例は以下の通りです。

 

 「件名 Re:年末のご挨拶」

株式会社〇〇 〇〇 太郎様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

先ほどは年末のご挨拶をいただきまして、誠にありがとうございます。

こちらこそ今年は〇〇様に大変お世話になりました。

今後ともよろしくお願いいたします。

どうぞよいお年をお迎えください。

株式会社○○
○○ ○○(名前:フルーム)

 

 

お客様へ年末の挨拶メールを送る場合

お客様

 

自社のサービスを利用されているお客様へのメールはどのように書くのでしょうか。

 

メールを送るタイミング

お客様にメールを送るのは最終営業日から1週間前までにしましょう。

 

業種によっては、もっと早くお知らせした方がよい場合や、緊急の連絡先を記載した方がよい場合もあります。

 

どこまでの配慮が必要か、あらかじめ決めたうえでメール文を作成しましょう。

 

メール作成のポイント

お客様へのメールには、以下の要素をいれましょう。

 

 ・年末の挨拶
・年末年始の営業日
・今年1年の感謝の言葉や来年の抱負

 

また、年末年始の営業日を入れる際は箇条書きが分かりやすいです。

 

メールの文例

メールを送る際は以下の文例を参考にしてください。

 

 件名:年末年始の営業日のご案内

いつもお世話になっております。

〇〇商店の〇〇です。

本年もお力添えをいただき、深く感謝しております。

来年は更にご満足いただけるサービスを徹底していく所存です。

さて、年末年始の営業日ですが、

・年内最終営業日 :12月〇日 ~〇時
・新年最初の営業日:1月〇日  〇時~

休業中はご迷惑をおかけしますが何卒宜しくお願いいたします。

以上、メールでのご挨拶となり恐縮ではありますが、どうぞよいお年をお迎えください。

○○(店名や会社名)
○○ ○○(名前:フルーム)

 

 

上司や同僚へ挨拶メールを送る場合

上司や同僚にメールを送る際のタイミングやマナーについて解説します。

 

メールを送るタイミング

上司や同僚にはその年最後の営業日にメールを送りましょう。

 

ただし、本来挨拶はメールではなく直接すべきです。

 

メールを送るのは、相手が不在などのやむを得ない場合のみにしましょう。

 

送る時間帯は、相手が文面を読むことができるお昼がおすすめです。

 

作成のポイント

メール作成の際は以下のポイントを押さえましょう。

 

 ・今年1年の感謝の言葉
・年末の挨拶
・メールでの挨拶になったお詫び

 

相手とのエピソードも書くと印象がよい

上司や同僚は日頃接する機会も多いため、相手とのエピソードなどを入れると印象がよいでしょう。

 

定型文に沿った書き方ではなく、気持ちの伝わる挨拶メールを送りましょう。

 

メールの文例

 〇〇部長

今年も残すところあと僅かになりましが、大変お世話になりました。

〇〇の企画の際は、資料の作成を手伝っていただき誠にありがとうございました。

おかげさまで企画を滞りなく終わらせることができました。

直接ではなくメールでの挨拶になったこと、深くお詫び申し上げます。

今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

どうぞよいお年をお迎えください。

(自分の名前:フルネーム)

 

 

メールで挨拶を送る際のマナー

ノートパソコン

 

挨拶メールを送る際はマナーに注意しましょう。

 

件名の書き方

件名はなるべく簡潔に本文の内容を明記しましょう。

 

一斉送信には注意

一斉送信でメールを送ってしまうと先方に事務的な印象を与える可能性があるので注意しましょう。

 

1人ずつ宛名に〇〇様と入れることで事務的な印象は減らすことができます。

 

年末の挨拶メールを忘れてしまったら

もし年末の挨拶メールを送るのを忘れてしまった場合は、仕事始めの朝に新年の挨拶メールを送りましょう。

 

新年の挨拶は、1月7日を越えないように注意しましょう。

 

年末年始の挨拶は素早く

年末年始の挨拶は年内に自分から素早く行ないましょう。

 

直接相手に挨拶できない代わりのメールですが、書き方さえしっかりしていればメールでも丁寧な印象を与えられます。

 

定型文を知っておく

年末の挨拶には定型文があります。

 

以下のフレーズを覚えておくとメールや手紙を書くのがスムーズになるでしょう。

 

時候の挨拶

 ・歳末の候、今年もあとわずかとなりました。

・今年も残すところ、あと少しとなりました。

・師走の忙しい季節となりましたが

・年の瀬を迎え、慌ただしい毎日をお過ごしのことと存じます。

 

 

感謝の言葉

 ・本年もお力添えを賜り、深く感謝申し上げます。

・本年も格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。

・今年1年、多大なご協力をいただき、厚くお礼申し上げます。

・日頃はお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

 

 

結びの言葉

 ・貴社のご繁栄をお祈りいたします。

・どうぞよいお年をお迎えください。

・引き続きご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

 

 

取引先に直接お伺いする場合

取引先との挨拶

 

1年の挨拶はメールではなく直接伺うのが本来の形式です。

 

とくにお世話になっている取引先には、日頃の感謝を込めて挨拶に伺いましょう。

 

訪問のタイミング

取引先に訪問するのはクリスマス明けの26日から取引先の最終営業日の午前中がよいとされています。

 

しかし、外資系の企業の場合はクリスマスから休みを取ることがあるため、この限りではありません。

 

取引先の最終営業日を把握して訪問しましょう。

 

アポイントは必須

年末はとても忙しい時期なので、急な来客に対応してもらえない場合があります。

 

アポイントはあらかじめとっておきましょう。

 

直接お伺いする際は手土産を持参しよう

年末の挨拶にはお歳暮などの手土産を持参するとよいでしょう。

 

日本には日頃の感謝の気持ちを贈り物で伝える文化があります。

 

手土産を持参した際は床に置かず、ソファやテーブルの上に置き、相手が椅子に座ったタイミングで渡しましょう。

 

取引先の会社へ贈るお歳暮について詳しく知りたい方はこちら

 

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訪問の際に伝えること

訪問の際は、感謝を込めて以下のことを伝えましょう。

 

 ・今年1年の振り返りとお礼
・来年(今後)もお付き合いをよろしくお願いしますという挨拶年末年始の営業日
・年末の挨拶(よいお年をお迎えください。)

 

訪問時間は短めに

挨拶回りの所要時間の相場は1件あたり5~15分が最適です。

 

年末はどの会社も忙しい時期であることを考慮し、長くても30分以内にはおさえましょう。

 

挨拶回りでは仕事の話はしない

挨拶回りはあくまで、1年の感謝を伝えるためのものです。

 

相手から仕事の話しを振られないかぎり、仕事の話は出さないのがマナーです。

 

取引先に電話で挨拶する場合

電話でのあいさつ

 

年末挨拶の電話をかけるタイミング

電話での挨拶のタイミングは、12月16日以降にするのが一般的です。

 

それ以前だと、年が明けることを意識していない人も多いため適切ではありません。

 

電話の長さ

電話はなるべく短時間で済ませましょう。

電話は一旦手を止めなければならないので、長電話は迷惑となってしまう可能性があります。

ただし、相手が話しを続けようとしている場合は例外ですので、無理に電話を終わらせる必要はありません。

 

電話で伝える内容

 ・今年1年のお礼
・来年(今後)もお付き合いをお願いしますという挨拶
・年末年始の営業日
・直接挨拶に出向けないことのお詫び
・年末の挨拶(よいお年をお迎えください。)

 

年末の挨拶は一年の感謝を伝えるものなので、仕事の話はタブーです。

 

相手側から話を振られないかぎり話題にしないよう注意しましょう。

 

挨拶回りに手土産を持参する際のマナー

贈り物

 

年末の挨拶にお歳暮などの手土産を持参する場合の注意点や相場、おすすめのギフトをご紹介します。

 

企業によっては手土産が禁止な場合もある

現在、公職者や大手企業では、コンプライアンスの観点から贈り物を禁止している場合があります。

 

取引先が手土産を受け取れるかどうかを事前に調査しておくとよいでしょう。

 

手土産の相場は?

取引先にお歳暮などの手土産を持参する際は相場に気を付けましょう。

 

高価すぎるものは、かえって相手に気を遣わせてしまう場合があります。

一般的な取引先の場合 1,000~3,000円
上司や重要な取引先の場合

8,000~10,000円

 

相手が喜ぶ商品を贈りましょう

手土産を選ぶ際は、相手に喜ばれるものかどうかという基準で判断しましょう。

 

分からない場合は、定番の商品を贈るのが無難です。

 

また、相手に好きなものを選んで欲しい!という場合は「カタログギフト」も便利です。

 

ここからは、定番の商品をご紹介します。

 

お菓子類

お菓子類

 

個包装のお菓子類は、オフィスで分けて食べられるためおすすめです。

 

こちらの商品はオフィスギフトの3,000円プランから贈ることができます。

 

 

 

コーヒー類

コーヒー

 

コーヒーは仕事中に飲まれることが多いため、取引先へのお歳暮に向いています。

 

こちらの商品はオフィスギフトの3,000円プランから贈ることができます。

 

 

 

カタログギフト

取引先の職場事情やの好みが分からない場合は、カタログギフトを贈るのもおすすめです。

 

多数の人気商品の中から、相手が必要なものを選ぶことができるので喜ばれる贈り物です。

 

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センスのいいお歳暮についての記事はこちら

 

まとめ

取引先に年末の挨拶をする際はタイミングやマナーに注意しましょう。

 

直接挨拶に出向く場合は、手土産などを持参するとより丁寧です。

 

ぜひ、法人ギフトサービスNo,1のオフィスギフトをご活用ください!

 

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