事務所移転の挨拶状はどうすればいいの?基本マナーと文例10選

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新しいオフィス

事務所の移転が決定したら、すぐに移転をお知らせする挨拶状を送りましょう。

しかし「誰に宛てればいい?」「いつ送ればいい?」「これだけは書かなければ失礼になるという必須項目は?」など、悩んでしまうことも多いのではないでしょうか。

今回は、相手に失礼なく、事務所の移転を知らせるための、挨拶状のマナーを紹介いたします。

後半では、そのまま使える挨拶状の文例もあわせて掲載していますので、ぜひ参考にしてくださいね。


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目次

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事務所移転の挨拶状を送る際の基本マナーとは?
チェックする男性

まずは事務所移転が決定した際にチェックしておきたい、移転のご報告にまつわる基本マナーをチェックしていきましょう。

◆事務所移転の挨拶状は、ハガキ?メール??
事務所移転の挨拶は、今後のお付き合いをお願いする気持ちを込め、改まった形のハガキで送ることが一般的です。

メールでも差し支えありませんが、どうしても簡略なあいさつという印象を与えてしまうため、親密な関係以外の相手に対しては、改めてハガキでも送りましょう。

◆事務所移転の挨拶状は、いつ送ればいい?
挨拶状は、移転の1ヶ月~2週間前に相手に届くように送ります。

移転が差し迫ってからの通知では、「取引先の方が、事務所の移転を知らなかった」「大切な書類を、知らずに旧住所へ送ってしまった」という事態につながりかねません。

トラブルを避けるためにも、きちんと事前に通知をしましょう。

また、その際には「○日より新住所での営業となる」という旨を添え、混乱の起こらないよう気をつけてください。

◆事務所移転の挨拶状は、誰に送ればいい?
事務所移転の挨拶状は、普段お世話になっている取引先の方やお客様に送ります。

◆挨拶状に書いておきたいポイントとは?
挨拶状に必ず書きたい必須項目は、以下の通りです。

・日ごろのご愛顧のお礼
・移転にまつわるお知らせ(新住所・電話番号・新住所での営業開始日・地図など)
・今後の抱負や、変わらぬお付き合いのお願い

以上の三点を、正確に記しましょう。

基本マナーについて理解したところで、ここからは、すぐに使える例文をみていきましょう。

気持ちや状況に合うものがあれば、ぜひ参考にしてくださいね。

事務所移転の挨拶状文例5選(ハガキ編)
ハガキと筆ペン

ハガキの移転を知らせる挨拶状は、丁寧な印象を与えると同時に、取引先など今後もお世話になる相手に対して失礼になりません。

挨拶状には、住所以外にも来社時に分かりやすいよう地図などを積極的に載せましょう。

※時候のあいさつ(○○の候)については、こちらをご確認ください。

◆事務所移転のハガキ文例

拝啓 初春の候、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
さてこの度、○月○日より下記新住所に移転いたします。
新たな場所で心機一転さらなる飛躍を目指しますので 変わらぬご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
拝啓 ○○の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度 ○月○日より下記住所へ弊社事務所を移転し営業いたしますので ここにご報告させていただきます。
日ごろのご愛顧に報いるべく専心努力いたしますので 倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
敬具
拝啓 新緑の候 皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて この度 弊社事務所は○月○日より下記住所へ移転いたす運びとなりました。
これもひとえに皆様の厚いご支援の賜物と 社員一同心よりお礼申し上げます。
敬具
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引立てに預かりお礼申し上げます。
さて この度 ○月○日より 書き住所に移転いたしますことをご報告させていただきます。
社員一同 心新たに一層邁進してまいります。
何卒ご指導・ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
敬具
拝啓 立春の候 貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご愛顧賜り 厚くお礼申し上げます。
さて この度 ○月○日より弊社事務所を下記のとおり移転いたします。
この機会に さらに皆様のご愛顧を得られますよう一層の努力を致します。
今後とも何卒ご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
敬具
事務所移転の挨拶状文例5選(メール編)
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オフィスとパソコンと手

メールでの挨拶には、手軽である点や、移転が差し迫っている場合にもすばやく大切な情報を知らせることができる点といった利点があります。

文体は、ハガキに比べカジュアルな文体でかまいません。

しかし、格式を重んじる相手や取引先に対しては、失礼のないようハガキと併用して送っておいた方が間違いがないでしょう。

◆事務所移転のメール文例

平素は格別のお引立てを賜り厚く感謝申し上げます。
さて、この度弊社は○月○日より下記住所へ移転いたします。
皆様に、さらにご満足頂けるサービスを提供できるよう一層努力いたします。
今後とも、ご指導・ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、ご挨拶とさせていただきます。
平素よりご愛顧いただきありがとうございます。
この度当社は、○月○日より下記住所に移転いたします。
新住所は大通りに面し、アクセスも良い環境となりますので、どうぞお気軽にお立ちよりください。
新たな環境で、従業員一同さらに努力いたしますので、今後とも変わらぬお付き合いをどうぞよろしくお願い申し上げます。
略儀ながら、まずはご挨拶とさせていただきます。
いつもお世話になっております。
さて、弊社は事務所移転に伴い○月○日より下記住所にて営業する運びとなりました。
これを機に、社員一同さらなる飛躍を目指し精進いたしますので、何卒ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、ご報告とさせていただきます。
平素よりお世話になっております。
さて、この度○月○日より、業務拡大のため下記住所へ移転することとなりましたので、ご報告いたします。
改めて日ごろのご愛顧に厚くお礼申し上げますとともに、今後とも変わらぬお付き合いのほどお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、まずは略儀ながらご挨拶まで。
平素は格別のご愛顧、ありがとうございます。
さて、この度弊社は事務所移転に伴い、○月○日より下記住所にて営業いたします。
現事務所とは異なり、アクセスのよい場所となるため、お近くにお越しの際はぜひお気軽にお立ち寄りください。
今後とも、さらなる飛躍のため社員一同精進して参りますので、何卒よろしくお願いいたします。
まずは略儀ながら、書面をもってご報告とさせていただきます。

いかがでしたか?

事務所移転の挨拶状では、取引先の方やお客様に誤解・混乱を与えないよう、適切な時期に正しい情報をしっかりと報告することが大切です。

事務的で簡素な内容にならないよう、日頃の感謝や今後のお付き合いをお願いするメッセージを沿えて、思いの伝わる挨拶状を送ってくださいね。

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